En préambule, il est important de bien distinguer les notions d’open space et de flex office, qui sont parfois confondues.
L’open space signifie littéralement « espace ouvert » dans lequel chacun a un poste de travail attitré. Le flex office, ou « bureau flexible » signifie l’absence de bureau attitré pour répondre à certaines pratiques de travail : très nomade, besoin de plus d’espaces pour se réunir…. En général, un taux de foisonnement est appliqué : il y a moins de postes de travail que de collaborateurs dans l’équipe considérant qu’ils ne sont pas tous présents en même temps.
- Pour l’archipel, il a été décidé que chaque salarié aurait un poste de travail attitré. Le schéma de conception des espaces de travail n’est pas celui du flex office. La charte d’aménagement spécifie que la conception des bureaux, avec 90 % minimum de postes en espaces ouverts et 10 % maximum de bureaux individuels, est l’un des invariants du projet. Toutefois, pour les directions ou services qui le souhaiteraient, du flex office pourrait être mis en place.
- Il est à noter n’y a pas qu’un seul type d’open space ! Il est primordial de réfléchir aux besoins de chacun et d’identifier les différents types de profils d’usages et d’activités pour aménager les espaces de travail et les espaces communs de chaque plateau (cf. zones de silence, espace « projet », etc.).
- « J’ai une place attitrée, mais si je le souhaite, je peux m’installer ailleurs pour travailler. » Dans les espaces de travail ouverts de l’archipel, chaque salarié aura accès, en plus de son espace, à une grande diversité d’espaces pour travailler, au sein de son entité (bulles, salles de réunion, etc.) et ailleurs dans le bâtiment (ex. cafétéria, business center, etc.).
Certains exemples de mise en place d’open space se sont avérés négatifs, en grande partie lorsque ceux-ci s’intègrent dans des bâtiments qui n’ont pas été conçus pour ça. Très souvent, pour faire face à une augmentation de collaborateurs, les cloisons sont supprimées et les salariés se retrouvent en espace ouvert. Si le bâtiment n’est pas prévu pour cet aménagement, de nombreux problèmes surviennent : isolation acoustique et thermique, ventilation / climatisation, manque d’espaces complémentaires. Il en est de même pour le mobilier, qui doit être adapté.
ATTENTION. L’image des immenses plateaux de type call center est à bannir ! Le projet de l’archipel repose quant à lui sur le concept même de l’ouverture et du décloisonnement : les espaces de travail y seront aménagés en bureau ouvert, les matériaux utilisés pour la construction, le revêtement et le mobilier ont donc été spécifiquement pensés pour cette typologie d’aménagement.